Microsoft Office es un paquete de software de los más populares del mundo, que cuenta con diversos programas para uso personal, estudio u oficina. Es catalogado como un producto completo, versátil, y útil para todas las personas que adquieren un computador portátil o de escritorio. Microsoft Office tuvo su origen en una idea de marketing de juntar en un mismo paquete varias de las aplicaciones más populares de la firma para negocios y oficina que hasta ese momento se vendían por separado, idea que dio excelentes resultados.
En este artículo, vamos a explicarte de manera breve la funcionalidad de los programas más destacados de Microsoft Office, y al final, te explicaremos cómo puedes utilizar estos programas de forma gratuita antes de que decidas comprarlos.
Busakorn Pongparnit / GettyWord
Es un poderoso procesador de textos que te permite escribir palabras en una plantilla en blanco y luego, mediante sus diferentes opciones, realizar toda clase de modificaciones de acuerdo con tus necesidades. El software permite incluir gráficas de imágenes, tablas de datos y vídeos a lo largo del documento. También puedes realizar una revisión de ortografía del texto, corrector de estilo de escritura, y la traducción del texto a otro idioma. Puedes guardar el documento en formato PDF o formato para publicación en una página web, al igual que tiene múltiples plantillas prediseñadas, por ejemplo para la elaboración de tu curriculum vitae. Revisa la página web de Microsoft para Word1 para conocer más.
Excel
Excel es un procesador de hoja de cálculo líder en el sector, y a su vez, una herramienta avanzada para el análisis y visualización de datos. Este programa te permite crear tablas de datos, y a partir de la información que has incluido, puedes crear gráficas, comparar con otras tablas de datos, copiar la información para incluirla en otros programas, ejemplo en un documento de Word. Este programa es de los más utilizados por las empresas para llevar control de proyectos, seguimiento de tareas, contabilidad, logística, balances de negocios, etc. Revisa la página web de Microsoft para Excel2 para conocer más.
PowerPoint
PowerPoint es de los programas más utilizados para la preparación de presentaciones. Si eres un estudiante y tu profesor te pide preparar una presentación sobre el cambio climático, PowerPoint será el programa que vas a necesitar para preparar tu presentación. Cuando creas tu presentación, PowerPoint te permite crear videos de la misma, incluir gráficas y tablas de datos, acceso a otras páginas webs, y una multiplicidad de opciones que te ayudarán a crear la mejor presentación posible. También el programa cuenta con plantillas de todo tipo para que puedas organizar tu presentación apoyándote en estas plantillas, y no tengas que empezar el diseño de tu presentación desde cero. Revisa la página web de Microsoft para PowerPoint3 para conocer más.
Outlook
Es el programa base de Microsoft para el manejo de tu correo electrónico. Si ya tienes un correo electrónico de algún servicio de Microsoft como hotmail.com, Outlook.com, live.com o msn.com, puedes configurar el programa de Outlook para que administrar tu correo a través del programa, de tal forma que no tienes necesidad de acceder todo el tiempo a la página web del correo para revisarlo, sino simplemente abrir tu programa Outlook y descargar los correos nuevos. El programa de Outlook tiene muchas herramientas que te facilitan la elaboración de correos, adjuntar archivos a los mismos, etc. Puedes obtener más información sobre este programa y sus usos en la página web de Microsoft para Outlook4.
OneNote
El software de OneNote te permite tomar notas sobre cualquier tema en una plantilla simple sin formato, la cual puedes compartir con otros usuarios de OneNote para que puedan incluir sus comentarios a tus notas y crear de manera simultánea un documento grupal. El programa permite a los usuarios unificar notas, incluir imágenes de todo tipo, e incluso se puede incluir audios de comentarios. Es uno de los programas más utilizados por estudiantes para tomar notas en clase y permite que todos los estudiantes de un mismo curso puedan alimentar el mismo documento. Conoce más sobre este programa Microsoft para OneNote5 en su sitio web oficial.
OneDrive
Este programa es un servicio en la nube de Microsoft que te permite tener acceso y conectarte a todos tus archivos. A través de este sistema, puedes crear nuevos archivos y almacenarlos en la nube, crear claves de acceso para protegerlos, compartir los documentos con otros usuarios y permitirles que tengan acceso al mismo, y que dichos usuarios puedan a su vez modificar los documentos, quedando actualizados de forma automática. También te permite acceder a tus documentos desde tu dispositivo móvil. Puedes obtener más información sobre este programa y sus usos en la página web de Microsoft para OneDrive6.
Forms
Este es uno de los programas más recientes de Microsoft que te permite crear encuestas, cuestionarios, sondeos, invitar a otros usuarios a responder a él con casi cualquier explorador web o dispositivo móvil, ver resultados en tiempo real a medida que se envían las respuestas, usar análisis integrados para evaluar respuestas y exportar resultados a Excel para realizar análisis y crear reportes basados en la información obtenida, y permite la elaboración de gráficas para mejor visualización de los resultados. Puedes obtener más información sobre este programa y sus usos en la página web de Microsoft para Forms7.
Skype
Es uno de los softwares más conocidos por ser pioneros en el mundo de los vídeos llamadas en línea, a través de este programa puedes comunicarte mediante chat, llamadas o videollamadas con tus contactos de Skype. Inicialmente fue diseñado por la empresa con el mismo nombre del software, pero luego Microsoft decidió adquirir este programa para ingresar al mundo del vídeo llamadas y vídeo conferencias. Este programa lo puedes descargar de forma gratuita, pero si posteriormente decides adquirir el Paquete de Microsoft Office, este programa no tendrá ninguna de las limitaciones que tiene la versión gratuita. Puedes conocer más información sobre Skype en su página web8.
Publisher
Microsoft Publisher está diseñado para crear material y documentos impresos como sobres, dípticos, trípticos, catálogos, boletines, folletos, calendarios, entre otros. Publisher ofrece una serie de funciones y características que permiten llevar a cabo las tareas de edición de forma muy intuitiva. Además, ofrece gran variedad de plantillas que se pueden utilizar para diferentes formatos de documentos y mucha flexibilidad para introducir elementos gráficos y texto propio. Puedes conocer más información sobre este programa y sus usos en la página web de Microsoft para Publisher9.
Sway
Sway es una nueva aplicación de Microsoft Office con la que resulta más fácil crear y compartir informes interactivos, historias personales, presentaciones y más. De forma sencilla y fácil puedes comenzar por agregar tu propio texto e imágenes, buscar e importar contenido relevante de otros orígenes y luego Sway te ayudará a diseñar el resto de la presentación. Está aplicación es una alternativa a PowerPoint diseñada para crear presentaciones más interactivas, animadas y diferentes. Puedes conocer más información sobre este programa y sus usos en la página web de Microsoft para Sway10.
Project
¿Tienes pensado empezar un proyecto, un negocio, una empresa o un emprendimiento? Microsoft Project te ayuda a realizar un seguimiento de todo lo que necesitas para ejecutar proyectos exitosos, incluso cuando trabajas de forma remota. Colabora y trabaja con equipos remotos en cualquier lugar, optimiza procesos, tareas y recursos, realiza un seguimiento de todos los costos asociados y personaliza los informes visuales para obtener información práctica. Este programa está diseñado para ayudarte a ejecutar proyectos rápidamente y facilitar todas las tareas asociadas, esto te ahorrará tiempo y dinero. Conoce más sobre está aplicación y sus usos en la página web de Microsoft para Project11.
Cómo usar gratuitamente estos programas antes de comprarlo Microsoft Office
Todos los programas de Microsoft Office los puedes utilizar en línea de forma gratuita12, esto funciona como un software en la nube, en la cual tus archivos quedan guardados en línea y puede acceder a ellos desde cualquier computador. Cuando ingreses al portal de Office en Línea, solo tienes que crear tu usuario y clave, y tendrás acceso inmediato a todos los programas del Office, de tal forma que puedes irte familiarizando con el uso de cada programa antes de que te decidas a comprar el Paquete de Office.
Igualmente, te recomendamos ver tutoriales de Microsoft13 para que conozcas todas las funciones de cada programa y puedas utilizarlos con destreza y facilidad. El manejo de estos programas es indispensable para trabajar en muchas empresas, es una herramienta valiosa para tu futuro profesional.